Jak planować zakupy ze środków z dotacji?

To już będzie ostatni wpis z serii "jak powstały małe torebki, czyli moja droga do dotacji". Dzisiaj o zakupach. No bo jak już w końcu dostaniemy tę dotację, to jakoś musimy te pieniądze wydać. A wydajemy według wcześniej ustalonej w planie biznesowym listy - kosztorysu. Wydaje się to kaszką z mleczkiem, ale w moim przypadku nie wszystkie zakupy okazały się trafione i udane, choć wtedy wydawało mi się, że wszystko jest przemyślane. 

Planowanie. 

Jeszcze przed składaniem wniosku warto wypisać sobie cały zbiór pomysłów, które przychodzą Wam do głowy. Wpiszcie na swoją listę "must have" dosłownie WSZYSTKO!, co uznacie za potrzebne lub po prostu chcielibyście mieć w ramach swojej działalności. Taka burza mózgów. Możecie nawet popatrzeć na forach, sklepach branżowych: co sprzedają, co oferują. Możecie podpytać znajomych - nawet tych spoza branży - jak uważają, co może się przydać? Ja dostałam kilka rad, ale przede wszystkim miałam w głowie ten swój plan i wydawało mi się, że wszystko mam przemyślane... No i źle mi się wydawało :D

Pierwsza selekcja. 

Teraz wykreślcie z listy to, czego nie możecie kupić w ramach dotacji z racji takiej, że zabrania tego regulamin. Tak! Może się tak zdarzyć, że regulamin w jakiś sposób ogranicza możliwości wydatkowania dotacji. Dalej wykreślcie to, czego zakupu nie będziecie w stanie racjonalnie uzasadnić. Np.: w moim przypadku trudno byłoby uzasadnić konieczność kupienia telewizora ;) Ale już komputer udało mi się kupić, ponieważ prowadzę sprzedaż głównie przez Internet, a do tego sama zajmuję się przygotowaniem wszystkiego do publikacji. Jest to więc jedno z narzędzi pracy.

Poszukiwania. 

To jest najdłuższy proces, bo teraz trzeba znaleźć wszystko z listy, spisać ceny, oszacować ilości i zmieścić się w budżecie. Mała rada: zapisujcie sobie gdzieś w folderze lub w zakładkach linki do WSZYSTKICH znalezionych stron. Uwierzcie mi, że to mega Wam ułatwi późniejsze zakupy. Nie będziecie tracić czasu na ponowne poszukiwania. W przypadku zakupu maszyn lub większych/drogich urządzeń poproście o ofertę dla Was: powiedzcie, że staracie się o dotację i chcielibyście ewentualnie fakturę proforma - można ją bowiem dołączyć do planu biznesowego w ramach uwiarygodnienia wysokości kwoty. 

Kupuj z głową - pomyśl dwa razy. 

Niestety w trakcie planowania, selekcji i poszukiwania podążamy trochę bardziej za głosem serca niż rozumu. W końcu bowiem będziemy mieli kasę na wszystko, o czym od dawna marzyliśmy, z czego rezygnowaliśmy. Dlatego na serio przemyślcie wszystko dwa, a nawet pięć razy.

Co u mnie nie pykło? 

Napiszę Wam jakie zakupy u mnie okazały się nietrafione. Może to będzie dla Was powodem do przemyślenia niektórych wyborów lub wyjścia poza szablonowe myślenie ;) Po pierwsze tła fotograficzne. Marzyłam wręcz o nich! Męczyłam się z brystolem, którego każde zagięcie, załamanie wychodziło na zdjęciu. Marzyłam, że z dotacji kupię sobie prawdziwe, profesjonalne tła i w końcu robienie zdjęć będzie łatwiejsze. Niestety okazało się, że tła fotograficzne słabo sprawdzają się w fotografii produktowej. Po pierwsze - może ja akurat na takie trafiłam - moje tła są same w sobie nieostre. Nieładnie to wygląda na wąskich kadrach, a głównie takie zdjęcia przecież robię. Poza tym kupiłam winylowe, a na nich też widać każde zagięcie, więc bardzo muszę na nie uważać. Co by było lepsze? Zwykłe dechy, które można pomalować, lub zostawić surowe. Dzianiny swetrowe - można kupić fajne panele z warkoczami. Płyta pilśniowa pomalowana na jakiś kolor. A ja najczęściej używam starych desek znalezionych w ogródku lub kawałka lnu. Przeszacowałam też ilości niektórych dodatków. Po co mi bowiem belka wigofilu czy flizeliny? Ale wydawało mi się, że będę ich używać więcej... Za mało za to zaplanowałam i kupiłam sznurków, których używam BARDZO dużo. Żałuję też, że przyoszczędziłam na oświetleniu. Wydawało mi się, że lampka za ok 100 zł, to już będzie git. Pomijam już nawet to, że dałam się nabrać na super opis i pochlebne opinie, a lampka okazał się bublem! Ale trzeba było wziąć na prawdę coś na wypasie. W końcu moje oczy, to moje najważniejsze narzędzie pracy... ;) Zła jestem też na siebie, że posłuchałam pewnych rad i zrezygnowałam z zakupu np. aparatu. Pieniędzy z pewnością by wystarczyło na jakiś podstawowy aparat, a to, że mam swój? No mam, ale on też już ma swoje lata... Podsumowując: z perspektywy czasu myślę sobie, że mogłam lepiej wykorzystać tę dotację i przeznaczyć na te sprzęty, na które potrzebny jest już odrobinę większy budżet...

I na koniec jeszcze taka mała rada: nie bójcie się negocjować ze sprzedawcami zwłaszcza jeśli kupujecie w jednym miejscu więcej rzeczy. Pytajcie o darmową wysyłkę czy jakiś gratis ;) No i pamiętajcie, że na wszystko musicie brać faktury na swoją NOWĄ FIRMĘ ;) 

To koniec mojej historii. Firmę muszę utrzymać przez rok. Wiedziałam, że będzie ciężko, ale dodatkowe zawirowania w życiu prywatnym dokładają mi na głowę... Dlatego choć bardzo się staram i wkładam ogrom pracy, to firma jakoś nie może się rozkręcić, a ja trochę tracę zapał. Ale nie poddaje się, jeszcze NIE! I wszystkim tym, którzy zdecydują się spróbować życzę tego samego: nie poddawajcie się, próbujcie. Trzeba się trochę postarać, ale chyba warto, żeby spełniać swoje marzenia? ;)

Inne wpisy w tym temacie: 

• Jak powstały małe torebki
• Weź złóż wniosek
• No to sobie teraz poczekasz
• Hej-ho! Na szkolenie by się szło!
• Mam plan, bardzo ważny plan!
• Ostatnia deska ratunku - odwołanie

Czytaj więcej »

Jak napisać biznesplan?

Mam plan, bardzo ważny plan! Mam plan i napiszę go sam!... No dobra - nie sam. Z pomocą doradcy!

Dzisiaj jak widać będzie o biznesplanie. Bo w przypadku niektórych projektów biznesplan jest BARDZO WAŻNY! U nas był on podstawą przyznania dotacji. Ocena doradcy zawodowego, czy udział w szkoleniu to były punkciki. A biznesplan, to były PUNKTY! ;)

Jak się za niego zabrać? Przede wszystkim ze spokojem ;) Nie panikuj - to jest naprawdę do ogarnięcia. Ale jeśli uważasz, że ktoś zrobi to lepiej za Ciebie, to nie jest żadną tajemnicą, że są instytucje i osoby, które za pieniądze piszą biznesplany na dowolnie zadany temat ;) Ja napisałam sama. Jak? Przeczytajcie ;)

Z czego składa się biznesplan

Najgorszą częścią biznesplanu była dla mnie część zatytułowana "Opłacalność i efektywność ekonomiczna przedsięwzięcia", a roboczo zwana częścią finansowo-rozliczeniową. Ale od początku. Wiem mniej więcej, jaką konstrukcję ma standardowy biznesplan. Wszystko jednak zależy od instytucji, w której staracie się o dotację. My mieliśmy odpowiednio przygotowany formularz i DOKŁADNIE taki biznesplan mieliśmy oddać. A biznesplan w ogóle zaczynamy od przedstawienia się. Nazwa firmy i PKD. I na tym też poległam. Nie na nazwie, tylko na PKD, bo jak zaczęłyśmy z Panią Magdą, która była moim doradcą sprawdzać, co też ja tam wypisałam, to o mało nie padłyśmy ze śmiechu. Jeśli też tak, jak ja macie problem ze zidentyfikowaniem swojego PKD, to polecam zrobić pewien myk: na stronie CEIDG wpiszcie dane swojej konkurencji. Wyświetli się Wam jakie PKD ma wpisane dana firma i w ten sposób możecie łatwiej dobrać je do swojej firmy.

Analiza marketingowa i nasz potencjał

Kolejna część biznesplanu to tzw. "Analiza marketingowa". W tej części robisz językowy szpagat z gwiazdą, by udowodnić, że Twój pomysł na biznes ma sens: jest przemyślany, dopracowany, a przede wszystkim realny. Na szkoleniu polecali nam do tej części biznesplanu przeprowadzić badanie rynku, ankiety i takie tam, żeby sypnąć konkretnymi danymi. Ja jednak pozostałam przy danych możliwych do zdobycia w Internecie. Po pierwsze dlatego, że założyłam, iż moim głównym kanałem sprzedażowym będzie Internet. Po drugie dlatego, że nie planowałam otwarcia punktu stacjonarnego, więc sytuacja na lokalnym rynku nie była dla mnie aż tak istotna. A po trzecie też dlatego, że mi się nie chciało latać z jakimiś ankietami i zawracać ludziom głowy ;) A uwierzcie mi, że w Internecie można znaleźć artykuły i badania niemal na każdy temat, więc nawet o branży rękodzieła znalazłam kilka bardzo fajnych artykułów. Pamiętajcie tylko, żeby artykuły były w miarę możliwości nowe i aktualne oraz żeby zawsze podać źródło, z którego korzystacie! Musicie tak dobierać słowa i argumenty, aby oceniający czytając Wasz opis klienta, konkurencji, czy nawet samych produktów miał poczucie, że wiecie, o czym mówicie. Pożyteczne są też takie fajne zwroty, jak: "na podstawie własnej analizy wewnętrznej" lub "podsumowując zebrane informacje uważam, że..." ;) Co mogę więcej powiedzieć. Ta część biznesplanu, to takie trochę lanie wody, ale ta woda musi mieć moc ;)

Kolejna część dotyczy potencjału nas samych. Czyli tu dopiero robimy salta na najwyższym poziomie, żeby udowodnić światu, że się nadajemy na szefa wszystkich szefów we własnej firmie ;) Jeśli tak, jak ja nie macie kierunkowego doświadczenia, czy wykształcenia to dopiero będzie gimnastyka. Mnie doradzono zrobić na szybko jakiś kurs krawiecki - choćby internetowy. Heheszki - zaprawdę! W każdym razie można w tym miejscu dołączyć np. zdjęcia swoich prac lub rekomendacje od osób, których choćby obdarowaliśmy naszymi wyrobami. Ja oczywiście zapomniałam o zdjęciach, no ale poszło i tyle!

Analiza finansowa

Ostatnia - dla mnie najgorsza - część, o której wspomniałam już na początku dotyczy analizy finansowej całego przedsięwzięcia. W naszym formularzu były to na początek trzy punkty, w których TRZY RAZY pisałam TO SAMO! Czyli na co planuję wydać dotację. Trochę to głupie, bo generalnie trudno przewidzieć poziom cen, gdy agencja wreszcie po niespiesznym procesie oceny biznesplanu przyzna dotację. Generalnie można robić małe zmiany - u nas do 10 % wartości w danej kategorii można było robić samemu, a większe zmiany trzeba było zgłosić. Niby nie robią problemu, ale już samo zgłaszanie zmian było problemem, bo trzeba było napisać zapytanie - podanie, dołączyć poprawione 4 tabelki i dopiero można było wydawać kasę inaczej ;) Więc znowu w tym punkcie robimy szpagat z gwiazdą - tym razem w dziedzinie matematyki prostej ;)  Durne, ale wymagane. A krótko mówiąc musicie co do grosza rozpisać kwotę dotacji i to tak, żeby to miało ręce i nogi przede wszystkim dla Was i dla planowanej działalności.

Potem są tabelki: prognozy kosztów i zysków, prognozy i coś tam jeszcze. I znowu trzeba się nacudować, żeby nie przeszacować, żeby to wyglądało realnie i logicznie. Firma nie może przynosić strat, ale z zyskami też nie może nas ponieść. I niby to wszystko nie jest trudne, niby na logikę i chłopski rozum da się to ogarnąć, ale to jest takie męczące! Nie cierpię tabelek, cyferek i zrobiłam to przy wsparciu doradcy, ale zrobiłam!

Skoro już jesteśmy przy doradcy, to powiem, że dobry doradca to skarb. Moim doradcą była Pani Magda, która była REWELACYJNA. Mieliśmy chyba 8h takich spotkań. Umawiała się z nami na spotkania dwugodzinne. Czas leciał nie wiadomo kiedy! Doradzała, co dopisać w częściach opisowych. Jak przeredagować niektóre części, żeby to lepiej brzmiało. No i była nieoceniona w tej części rozliczeniowej. Pamiętam, że liczyłam jedną z tabelek i cały czas miałam poczucie, że sposób obliczania mam dobry, ale coś mi nie trybi. Wysłałam jej do sprawdzenia, a ona dzwoni do mnie i mówi z nutką śmiechu w głosie: "no pani Madziu, ewidentnie coś poszło nie tak!

Podsumowując: 

nie jest nierealne napisać biznesplan samodzielnie. Zabiera to sporo czasu, wymaga niezłej gimnastyki, ale da się! I jeśli sama satysfakcja z dokonania tego Was nie przekonuje, to dodam jeszcze, że TO WASZ BIZNES! Wy wiecie najlepiej, co zamierzacie, jak będziecie działać, skąd się wziął pomysł i jaka będzie Wasza konkurencja. Byłam jedną z nielicznych osób - jeśli nawet nie jedyną - która sama pisała biznesplan w mojej grupie szkoleniowej i wiecie co? Naprawdę jestem z niego dumna i mam ochotę go oprawić w twardą oprawę, jak moją magisterkę - a co!? ;)

O biznesplanie tyle. Jeśli ktoś będzie chciał o coś zapytać - chętnie pomogę w miarę moich możliwości. Napisałam tylko jeden biznesplan w życiu, więc doświadczeniem w tej dziedzinie raczej nie powalam. Ale mimo wszystko - chcesz o coś zapytać - PISZ!

I w ten oto sposób zbliżamy się do końca mojej drogi do dotacji. Będzie jeszcze tylko o odwołaniu, bo jak wiecie w pierwszej turze się nie załapałam ;) Pomyślałam też, że zrobię szybki wpis o zakupach z dotacji. Co Wy na to? A może chcecie wiedzieć coś jeszcze?

Na dziś kończę. Do następnego, PA!

Przeczytaj też poprzednie wpisy na ten temat:
Część 1. Jak powstały małe torebki
Część 2. Weź, złóż wniosek!
Część 3. No to sobie teraz poczekasz!
Część 4. Hej-ho! Na szkolenie by się szło!

Czytaj więcej »